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MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS

PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES

SANTIAGO DE CALI

COLOMBIA

2013

CONTENIDO

1. OBJETO DEL MANUAL Y MARCO LEGAL

2. DEFINICIONES DE CONCEPTOS O PROCEDIMIENTOS

Dato personal

Tratamiento

Titular

Autorización

Base de Datos

Dato público

Datos sensibles

Responsable del Tratamiento

Encargado del Tratamiento

Aviso de privacidad

3. REGLAS GENERALES PARA EL TRATAMIENTO

Consecución de la autorización del titular

Mecanismos de autorización

Excepciones sobre la autorización

Datos sensibles

Seguridad sobre los datos

Accesibilidad a los datos

Confidencialidad de los datos

4. CLASIFICACIÓN Y TRATAMIENTO DE LAS BASES DE DATOS.

4.1 DATOS DE CLIENTES

4.2 DATOS DE EMPLEADOS

4.3 DATOS DE CONTRATISTAS Y PROVEEDORES

5. DERECHOS DE LOS TITULARES DE LOS DATOS

6. DEBERES DE GESTION INMOBILIARIA SAS RESPECTO AL

TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES

7. MECANISMOS DE COMUNICACIÓN.

ACCESO

CONSULTA:

RECLAMACIONES

ACTUALIZACIÓN, RECTIFICACIÓN Y /O SUPRESIÓN

ANULACIÓN DE LA AUTORIZACIÓN

8 VIGENCIA

1 OBJETO DEL MANUAL Y MARCO LEGAL 

GESTION INMOBILIARIA SAS, por medio el este manual de políticas y procedimientos.

formaliza las obligaciones para al tratamiento, uso y protección de la información de carácter personal.

Estas políticas y procedimentos están enmarcadas en las disposiciones de la   Ley 1581 de 2012 y sus Decretos Reglamentarios, actualmente compilados en el Capítulo 25 del Decreto Reglamentario Único 1074 de 2015.

 

El alcance del presente manual de políticas y procedimientos es sobre todos los registros de datos personales obtenidos en forma presencial, no presencial y/o virtual. GESTION

INMOBILIARIA SAS, realiza directamente el tratamiento de los datos Personales; sin embargo, se reserva el derecho a delegar en un tercero tal tratamiento exigiendo así mismo al encargado, la atención e implementación de este manual para la protección de los datos personales y la estricta confidencialidad de los mismos.

 

2 DEFINICIONES DE CONCEPTOS O PROCEDIMIENTOS 

Las siguientes son las principales definiciones de conceptos o procedimientos utilizados en el manual de acuerdo con el marco legal:

Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones   sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

Titular: Persona    natural    cuyos   datos    personales     sean    objeto    de tratamiento.

Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado   del titular   para llevar a cabo el tratamiento   de datos personales.

Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.

Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible.

Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del titular.

Responsable del Tratamiento: Gestion Inmobiliaria SAS, es la sociedad que decide sobre la base de datos y/o el tratamiento   de los datos.

Encargado del Tratamiento: Área o   persona que realiza el Tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.

Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita dirigida al titular mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

 

3 REGLAS GENERALES PARA EL TRATAMIENTO 

Consecución de la autorización del titular: Se solicitará previamente la autorización para el tratamiento de datos personales por cualquier medio que permita ser utilizado como prueba y podrá constar como parte de cualquier documento, de trámite o definitivo, de vinculación del titular con el  responsable.  Igualmente podrá extenderse como autorización compartida con otras entidades intervinientes en la vinculación y/o con otros titulares de datos personales.

Mecanismos de autorización: La autorización puede constar en un documento físico, electrónico, mensaje de datos, Internet, Sitios Web. Se implementará y adoptará las acciones tendientes y necesarias para mantener registros o mecanismos técnicos o tecnológicos idóneos de cuándo y cómo obtuvo autorización por parte de los titulares de datos personales para el tratamiento de los mismos. Para dar cumplimiento a lo anterior, se podrán establecer archivos físicos o repositorios electrónicos realizados de manera directa o a través de terceros contratados para tal fin.

Excepciones sobre la autorización:  La autorización del titular no será necesaria cuando se trate de: Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial; datos de naturaleza pública; casos de urgencia médica o sanitaria; tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos y Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.

Datos sensibles: Tratamiento de datos sensibles está prohibido, salvo en los casos permitidos por la Ley.

Seguridad sobre los datos: Se proporcionarán las medidas técnicas, humanas y

administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros, evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado.

Accesibilidad a los datos: Se garantiza a las personas naturales y jurídicas titulares de datos personales que podrán obtener en cualquier momento, gratuitamente y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan y que estén almacenados en las bases de datos de la compañía, bajo los parámetros establecidos en el marco legal.

Confidencialidad de los datos: Se conservará y mantendrá de manera estrictamente confidencial la información personal, contable, técnica, comercial o de cualquier otro tipo y solo podrá compartirse con las entidades autorizadas por las normas, exclusivamente para los efectos previstos legalmente.

 

4 CLASIFICACIÓN Y TRATAMIENTO DE LAS BASES DE DATOS.

GESTION INMOBILIARIA SAS usa los datos personales que reposan en su base general de datos de acuerdo con los siguientes criterios de clasificación de los grupos, que implican tratamientos diferentes.

 

4.1 DATOS DE CLIENTES

Son los grupos de datos manuales o sistematizados de propietarios, arrendatarios, compradores y vendedores de inmuebles, deudores solidarios, compradores de servicios de inmobiliarios, que contienen datos de naturaleza pública y privada recogidos de forma directa y personal a través de formularios, contratos, formatos, entre otros con el fin de recopilar la información necesaria para la relación comercial.

Está asociada a este grupo los registros impresos o digitales de imágenes o videos de inmuebles que contengan información de los titulares de derechos reales sobre estos.

Para este grupo los datos son tratados específicamente para la correcta administración inmobiliaria, con arreglos a los siguientes criterios:

a) El desarrollo de las actividades inherentes a la correcta gestion administrativa y de actualización, consulta, y reporte a entidades autorizadas legalmente.

b) Campañas comerciales y de mercadeo sobre productos o servicios afines.

c) Medición del nivel de satisfacción respecto de los productos y servicios o realizar investigaciones de mercado.

d) Envío de mensajes físicos o electrónicos relativos al estado de cuenta.

4.2 DATOS DE EMPLEADOS

Son las bases de datos manuales o sistematizadas que contienen datos de las personas naturales que se vinculan laboralmente con la compañía, cuyo tratamiento tiene como finalidad cumplir con las disposiciones legales y reglamentarias. En esta base de datos se incorporan tanto información privada como pública y, eventualmente, datos sensibles. El tratamiento de los datos para los fines diferentes a las obligaciones derivadas de la relación laborar requerirá autorización previa del titular según sea el caso. En ningún caso se dará tratamiento a los datos sensibles o de menores sin autorización previa.

Mientras esté vigente una relación laboral los datos del respectivo titular no podrán darse de baja de la base de datos. Posteriormente se podrán dar de baja siempre que el titular asuma totalmente la responsabilidad de la falta de información que puede derivarse frente a terceros interesados. Los registros contables y la historia laboral no podrán modificarse para ningún efecto.

 

4.3 DATOS DE CONTRATISTAS Y PROVEEDORES

Son las bases de datos manuales o sistematizadas que contienen datos de las personas naturales que tienen o tuvieron un vínculo contractual y comercial, cuyo tratamiento tiene como finalidad cumplir con las disposiciones contractuales estipuladas por la compañía, para las adquisiciones de servicios y bienes demandados por ella para su normal funcionamiento o el cumplimiento de algunas de sus funciones. Esta base de datos contiene datos personales públicos, privados y sensibles, los cuales tienen como finalidad el desarrollo de relaciones contractuales. El tratamiento de estos datos para fines diferentes al mantenimiento de la relación contractual o el cumplimiento de deberes de carácter legal, requiere de autorización previa del titular. En este grupo se incluye el personal en misión suministrado por terceros.

 

5 DERECHOS DE LOS TITULARES DE LOS DATOS

Gestion Inmobiliaria SAS acepta y garantiza a los titulares de los datos personales los siguientes derechos:

a. Acceder, conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a la compañía en su condición de responsable del Tratamiento.

b. Solicitar prueba de la existencia de la autorización otorgada, salvo los casos en los que la Ley exceptúa la autorización.

c. Recibir información por parte de la Gestion Inmobiliaria SAS, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.

d. Presentar quejas por infracciones a lo dispuesto en la normatividad vigente ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC).

e. Modificar y revocar la autorización y/o solicitar la supresión de los datos personales, cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales vigentes.

f. Tener conocimiento y acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.

 

6 DEBERES   DE   GESTION INMOBILIARIA SAS RESPECTO   AL

TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES 

Dentro del marco legal para el tratamiento de datos personales, Gestion Inmobiliaria SAS como responsable y su Dirección Administrativa como encargada del tratamiento, tendrán los siguientes deberes.

a. Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.

b. Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular.

c. Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.

d. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

e. Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.

f. Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.

g. Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento.

h. Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la presente ley.

i. Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.

j. Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente ley;

k. Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos.

l. Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.

m. Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos.

n. Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.

o. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

 

7 MECANISMOS DE COMUNICACIÓN.

 

ACCESO

Los datos de contacto para acceder a la comunicación son:

Responsable del Tratamiento: Gerencia

Área responsable de Protección De Datos: Dirección Administrativa

Correo: contabilidad@gestion.co

Dirección: Calle 3 56 33 Santiago de Cali

Teléfono: 5517999

 

CONSULTA.

Los titulares de los datos personales podrán consultar la información de carácter personal que repose en cualquier base de datos de GESTION INMOBILIARIA SAS mediante solicitud directa al correo electrónico: habeasdata@gestion.co o solicitud por escrito radicada en nuestras oficinas ubicadas en la Calle 3 56 33 de Santiago de Cali. La respuesta se emitirá en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo. En el evento en el que una solicitud de consulta no pueda ser atendida dentro del término antes señalado, se informará al interesado antes del vencimiento del plazo las razones por las cuales no se ha dado respuesta a su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

 

RECLAMACIONES.

Toda reclamación será atendida por el Responsable del tratamiento de las bases de datos de Gestion Inmobiliaria SAS por lo tanto el Titular de datos personales privados que correspondan a una persona natural y considere que la información contenida o almacenada en una base de datos puede ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes y principios contenidos en la normatividad sobre Protección de Datos Personales. El tiempo de respuesta de la reclamación será de cinco (5) días hábiles

 

ACTUALIZACION, RECTIFICACION Y /O SUPRESION.

Gestion Inmobiliaria SAS rectificara y actualizará a solicitud del Titular, la información de carácter personal que corresponda a personas naturales, que resulte incompleta, inexacta, en un tiempo no mayor a quince (15) días, en caso de que dicha solicitud sea procedente y de conformidad con el procedimiento y lo términos antes señalados en este manual, salvo los casos contemplados en las normas para la supresión de los datos, porque el  responsable del tratamiento de datos personales, puede negar o limitar el ejercicio del mismo cuando:

a. El titular de los datos tenga el deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.

b. La eliminación de datos obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones económicas o a la investigación y persecución de delitos.

Esta respuesta se dará igualmente en el mismo plazo.

 

ANULACION DE LA AUTORIZACIÓN.

El titular de datos personales puede revocar en cualquier momento, el consentimiento al tratamiento de éstos, siempre y cuando, no lo impida una disposición legal, contractual con la compañía o prevalezca la relación comercial.

 

8 VIGENCIA

Las políticas y procedimiento establecido en el presente manual para el tratamiento de datos personales está vigente a partir del mes de octubre de 2013, y fue actualizado por última vez en febrero de 2017.

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