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MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS 

PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES 

SANTIAGO DE CALI

COLOMBIA 

 

2013 

 

 

 

CONTENIDO 

 

1. OBJETO DEL MANUAL Y MARCO LEGAL

2. DEFINICIONES DE CONCEPTOS O PROCEDIMIENTOS

Dato personal

Tratamiento

Titular

Autorización 

Base de Datos 

Dato público 

Datos sensibles 

Responsable del Tratamiento

Encargado del Tratamiento 

Aviso de privacidad 

3. REGLAS GENERALES PARA EL TRATAMIENTO 

Consecución de la autorización del titular 

Mecanismos de autorización 

Excepciones sobre la autorización 

Datos sensibles 

Seguridad sobre los datos

Accesibilidad a los datos

Confidencialidad de los datos

4. CLASIFICACIÓN Y TRATAMIENTO DE LAS BASES DE DATOS.

4.1 DATOS DE CLIENTES 

4.2 DATOS DE EMPLEADOS

4.3 DATOS DE CONTRATISTAS Y PROVEEDORES

5. DERECHOS DE LOS TITULARES DE LOS DATOS 

6. DEBERES   DE   GESTION INMOBILIARIA SAS  RESPECTO   AL

TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES

7. MECANISMOS DE COMUNICACIÓN.

ACCESO 

CONSULTA: 

RECLAMACIONES

ACTUALIZACIÓN, RECTIFICACIÓN Y /O SUPRESIÓN 

ANULACIÓN DE LA AUTORIZACIÓN 

 8 VIGENCIA 

 

 

 

 

 

1 OBJETO DEL MANUAL Y MARCO LEGAL 

 GESTION INMOBILIARIA SAS, por medio el este manual de políticas y procedimientos

formaliza las obligaciones para al tratamiento, uso y protección de la información de carácter

personal.

 

Estas políticas y procedimentos están enmarcadas en las disposiciones de la   Ley 1581 de 2012

y sus Decretos Reglamentarios, actualmente compilados en el Capítulo 25 del Decreto

Reglamentario Único 1074 de 2015. 

 

El alcance del presente manual de políticas y procedimientos es sobre todos los registros de

datos personales obtenidos en forma presencial, no presencial y/o virtual. GESTION

INMOBILIARIA SAS, realiza directamente el tratamiento de los datos Personales; sin

embargo, se reserva el derecho a delegar en un tercero tal tratamiento exigiendo así mismo al

encargado, la atención e implementación de este manual para la protección de los datos

personales y la estricta confidencialidad de los mismos.

 

2 DEFINICIONES DE CONCEPTOS O PROCEDIMIENTOS 

 Las siguientes son las principales definiciones de conceptos o procedimientos utilizados en el

manual de acuerdo con el marco legal:  

Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias

personas naturales determinadas o determinables.

Tratamiento:     Cualquier operación o conjunto de operaciones   sobre datos personales,

tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

Titular: Persona    natural    cuyos   datos    personales     sean    objeto    de tratamiento.

Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado   del titular   para llevar a cabo el

tratamiento   de datos personales.

Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.

Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible.

Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del titular.

Responsable del Tratamiento: Gestion Inmobiliaria SAS, es la sociedad que decide sobre la

base de datos y/o el tratamiento   de los datos.

Encargado del Tratamiento: Área o   persona que realiza el Tratamiento de datos personales

por cuenta del responsable del tratamiento.

Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita dirigida al titular mediante la cual se le

informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán

aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende

dar a los datos personales.

 

3 REGLAS GENERALES PARA EL TRATAMIENTO 

Consecución de la autorización del titular: Se solicitará previamente la autorización para el

tratamiento de datos personales por cualquier medio que permita ser utilizado como prueba y

podrá constar como parte de cualquier documento, de trámite o definitivo, de vinculación del

titular con el responsable.  Igualmente podrá extenderse como autorización compartida con

otras entidades intervinientes en la vinculación y/o con otros titulares de datos personales. 

 

Mecanismos de autorización: La autorización puede constar en un documento físico,

electrónico, mensaje de datos, Internet, Sitios Web. Se implementará y adoptará las acciones

tendientes y necesarias para mantener registros o mecanismos técnicos o tecnológicos

idóneos de cuándo y cómo obtuvo autorización por parte de los titulares de datos personales

para el tratamiento de los mismos. Para dar cumplimiento a lo anterior, se podrán establecer

archivos físicos o repositorios electrónicos realizados de manera directa o a través de terceros

contratados para tal fin.

 

Excepciones sobre la autorización:  La autorización del titular no será necesaria cuando se

trate de: Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus

funciones legales o por orden judicial; datos de naturaleza pública; casos de urgencia médica

o sanitaria; tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos

o científicos y Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.

 

Datos sensibles: Tratamiento de datos sensibles está prohibido, salvo en los casos permitidos

por la Ley. 

 

Seguridad sobre los datos: Se proporcionarán las medidas técnicas, humanas y

administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros, evitando su

adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado.

 

Accesibilidad a los datos: Se garantiza a las personas naturales y jurídicas titulares de datos

personales que podrán obtener en cualquier momento, gratuitamente y sin restricciones,

información acerca de la existencia de datos que le conciernan y que estén almacenados en

las bases de datos de la compañía, bajo los parámetros establecidos en el marco legal.

 

Confidencialidad de los datos: Se conservará y mantendrá de manera estrictamente

confidencial la información personal, contable, técnica, comercial o de cualquier otro tipo y

solo podrá compartirse con las entidades autorizadas por las normas, exclusivamente para los

efectos previstos legalmente.

 

4 CLASIFICACIÓN Y TRATAMIENTO DE LAS BASES DE DATOS.

 GESTION INMOBILIARIA SAS usa los datos personales que reposan en su base general de

datos de acuerdo con los siguientes criterios de clasificación de los grupos, que implican

tratamientos diferentes  

4.1 DATOS DE CLIENTES

Son los grupos de datos manuales o sistematizados de propietarios, arrendatarios, 

compradores y vendedores de inmuebles, deudores solidarios, compradores de servicios de

inmobiliarios, que contienen datos de naturaleza pública y privada recogidos de forma directa

y personal a través de formularios, contratos, formatos, entre otros con el fin de recopilar la

información necesaria para la relación comercial.

Está asociada a este grupo los registros impresos o digitales de imágenes o videos de

inmuebles que contengan información de los titulares de derechos reales sobre estos.  

Para este grupo los datos son tratados específicamente para la correcta administración

inmobiliaria, con arreglos a los siguientes criterios:

a) El desarrollo de las actividades inherentes a la correcta gestion administrativa y de

actualización, consulta, y reporte a entidades autorizadas legalmente. 

b) Campañas comerciales y de mercadeo sobre productos o servicios afines. 

c) Medición del nivel de satisfacción respecto de los productos y servicios o realizar

investigaciones de mercado. 

d) Envío de mensajes físicos o electrónicos relativos al estado de cuenta.  

4.2 DATOS DE EMPLEADOS

Son las bases de datos manuales o sistematizadas que contienen datos de las personas 

naturales que se vinculan laboralmente con la compañía, cuyo tratamiento tiene como

finalidad cumplir con las disposiciones legales y reglamentarias. En esta base de datos se

incorporan tanto información privada como pública y, eventualmente, datos sensibles. El

tratamiento de los datos para los fines diferentes a las obligaciones derivadas de la relación

laborar requerirá autorización previa del titular según sea el caso. En ningún caso se dará

tratamiento a los datos sensibles o de menores sin autorización previa.

Mientras esté vigente una relación laboral los datos del respectivo titular no podrán darse de

baja de la base de datos. Posteriormente se podrán dar de baja siempre que el titular asuma

totalmente la responsabilidad de la falta de información que puede derivarse frente a terceros

interesados. Los registros contables y la historia laboral no podrán modificarse para ningún

efecto.  

4.3 DATOS DE CONTRATISTAS Y PROVEEDORES

Son las bases de datos manuales o sistematizadas que contienen datos de las personas 

naturales que tienen o tuvieron un vínculo contractual y comercial, cuyo tratamiento tiene

como finalidad cumplir con las disposiciones contractuales estipuladas por la compañía, para

las adquisiciones de servicios y bienes demandados por ella para su normal funcionamiento o

el cumplimiento de algunas de sus funciones. Esta base de datos contiene datos personales 

públicos, privados y sensibles, los cuales tienen como finalidad el desarrollo de relaciones

contractuales. El tratamiento de estos datos para fines diferentes al mantenimiento de la

relación contractual o el cumplimiento de deberes de carácter legal, requiere de autorización

previa del titular. En este grupo se incluye el personal en misión suministrado por terceros.

 

5 DERECHOS DE LOS TITULARES DE LOS DATOS

 Gestion Inmobiliaria SAS acepta y garantiza a los titulares de los datos personales los

siguientes derechos:

a. Acceder, conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a la compañía en su

condición de responsable del Tratamiento.

b. Solicitar prueba de la existencia de la autorización otorgada, salvo los casos en los que la

Ley exceptúa la autorización.

c. Recibir información por parte de la Gestion Inmobiliaria SAS, previa solicitud, respecto del

uso que le ha dado a sus datos personales.

d. Presentar quejas por infracciones a lo dispuesto en la normatividad vigente ante la

Superintendencia de Industria y Comercio (SIC).

e. Modificar y revocar la autorización y/o solicitar la supresión de los datos personales,

cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales

y legales vigentes.

f. Tener conocimiento y acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido

objeto de tratamiento.

 

6 DEBERES   DE   GESTION INMOBILIARIA SAS RESPECTO   AL

TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES 

 Dentro del marco legal para el tratamiento de datos personales, Gestion Inmobiliaria SAS

como responsable y su Dirección Administrativa como encargada del tratamiento, tendrán los

siguientes deberes. 

a. Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas

data.

b. Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la ley, copia de la respectiva

autorización otorgada por el Titular.

c. Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le

asisten por virtud de la autorización otorgada.

d. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su

adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

e. Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz,

completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.

f. Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento,

todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las 

demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga

actualizada.

g. Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del

Tratamiento.

h. Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo

Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la presente ley.

i. Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de

seguridad y privacidad de la información del Titular.

j. Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente ley;

k. Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado

cumplimiento de la ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos.

l. Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en

discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya

finalizado el trámite respectivo.

m. Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos.

n. Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los

códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los

Titulares.

o. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y

Comercio.

 

7 MECANISMOS DE COMUNICACIÓN.

 

ACCESO

Los datos de contacto para acceder a la comunicación son:

Responsable del Tratamiento: Gerencia 

Área responsable de Protección De Datos: Dirección Administrativa 

Correo: Esta dirección de correo electrónico está protegida contra spambots. Usted necesita tener Javascript activado para poder verla.

Dirección: Calle 3 56 33 Santiago de Cali 

Teléfono: 5517999

 

CONSULTA.

Los titulares de los datos personales podrán consultar la información de carácter personal que

repose en cualquier base de datos de GESTION INMOBILIARIA SAS mediante solicitud

directa al correo electrónico:  Esta dirección de correo electrónico está protegida contra spambots. Usted necesita tener Javascript activado para poder verla. o solicitud por escrito radicada en

nuestras oficinas ubicadas en la Calle 3 56 33 de Santiago de Cali. La respuesta se emitirá en

un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo. En el

evento en el que una solicitud de consulta no pueda ser atendida dentro del término antes

señalado, se informará al interesado antes del vencimiento del plazo las razones por las cuales 

no se ha dado respuesta a su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días

hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

 

RECLAMACIONES.

 Toda reclamación será atendida por el Responsable del tratamiento de las bases de datos de

Gestion Inmobiliaria SAS por lo tanto el Titular de datos personales privados que

correspondan a una persona natural y considere que la información contenida o almacenada

en una base de datos puede ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando

adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes y principios contenidos en

la normatividad sobre Protección de Datos Personales. El tiempo de respuesta de la

reclamación será de cinco (5) días hábiles

 

ACTUALIZACION, RECTIFICACION Y /O SUPRESION.

 Gestion Inmobiliaria SAS rectificara y actualizará a solicitud del Titular, la información de

carácter personal que corresponda a personas naturales, que resulte incompleta, inexacta, en

un tiempo no mayor a quince (15) días, en caso de que dicha solicitud sea procedente y de

conformidad con el procedimiento y lo términos antes señalados en este manual, salvo los

casos contemplados en las normas para la supresión de los datos, porque el  responsable del

tratamiento de datos personales, puede negar o limitar el ejercicio del mismo cuando:

a. El titular de los datos tenga el deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.

b. La eliminación de datos obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a

obligaciones económicas o a la investigación y persecución de delitos.

Esta respuesta se dará igualmente en el mismo plazo.

 

ANULACION DE LA AUTORIZACIÓN.

 El titular de datos personales puede revocar en cualquier momento, el consentimiento al

tratamiento de éstos, siempre y cuando, no lo impida una disposición legal, contractual con la

compañía o prevalezca la relación comercial.

 

8 VIGENCIA

 Las políticas y procedimiento establecido en el presente manual para el tratamiento de datos

personales está vigente a partir del mes de octubre de 2013, y fue actualizado por última vez

en febrero de 2017.